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在新冠疫情之前，只有大约 5% 的美国职员完全在家办公。到 2020 年春季，这一数字已上升至约 60%。
尽管世界上的一些地区已经广泛接种了疫苗，并允许办公室重新开放，但大多数在办公室工作的员工并不打算回到疫情前的工作方式。在英国，YouGov 市场调研公司代表 BBC 进行的一项调查发现，79% 的商界领袖(以及 70% 的公众)认为，人们很可能永远不会像疫情之前那样回到办公室。
美国商界领袖菲尔·利宾非常相信这一点。利宾与人共同创立了四家公司(包括开发了记笔记软件 Evernote 的公司，并于 2016 年离职)，目前是 All Turtles 和 Mmhmm 公司的首席执行官兼联合创始人。在疫情发生几个月后，All Turtles 公司关闭了其位于旧金山、东京和巴黎的三个办公场所，现在其员工在全球各地完全采用分散式办公。Mmhmm 公司也是如此，于 2020 年 5 月从 All Turtles 公司中拆分出来，让用户在那些拥有虚拟背景、幻灯片和动画功能的 Zoom 或 Google Meet 等平台上进行视频通话。
最近，利宾向记者讲述了为什么他的公司转向完全采用分布式办公，其好处是什么，以及为什么其他公司应该效仿。
出于表述清晰和篇幅所限，对利宾的采访内容进行了适当的编辑。
您构建分布式办公空间或工作环境的方法是什么?“在全球的情况开始发生变化之前，我们都没有考虑过这个问题。我们很幸运，因为 Mmhmm 公司是在疫情期间成立的，因此我们一直是采用完全分散式办公。但对于我的其他公司而言，则我们不得不进行转型。
“给予大家改善生活质量的自由，这对于我们具备创造力和知识型的员工而言，就是提高他们的工作质量。反过来，提高工作质量会给员工带来更多的意义、成就感和收入，然后员工可以利用这些收入来进一步改善自己的生活质量。
“我认为在(此次疫情)之前，这种反馈环路只适用于极少数人，因为我们这些必须在办公室集中办公的人无法实施这个想法。我们必须完全根据结果和产出来衡量一些事情。现在，没有人会在上下班通勤上浪费时间，也没有人希望在任何特定时间上班——除了少数人，他们的工作是在特定时间内要做出响应，以为某些需求提供支持。对于其他人而言，我们只是真的想让他们完全采取分布式办公。”
您是如何得出这个观点的?是因为之前的工作经历，还是因为与员工讨论他们想要的工作环境类型?“在新冠疫情之初，我们别无选择。前几个月非常痛苦，但后来我们意识到，与其勉强开展工作并等待返回办公室工作，不如真正接受现实，说，“好吧，我们没有回头路了，再也回不去了。我们想要按照事情该有的方式向前推进。那会是什么样子呢?”
“当我们这样想时，不再将其看作是一个短期问题，而是开始将其视为一个更大的机会时，我们就开始考虑如何安排自己的员工以实现永久且完全的分布式办公，这非常重要。
“我真的很高兴我们很早就这样做了;我们告诉过大家：‘看，我们不会再返回办公室了，这件事是不会发生的。大家完全采取分散办公，员工可以住在想住的任何地方。’这给予了我们的员工一定的稳定性和信心，因为一切事情都是如此不确定，而如果还要再加上两句，‘以后将会发生什么?我们会回到过去吗?’，那么这会让大家感到几乎无法承受。因此，主要出于这个原因，我们说，‘......我们将完全采用分散式办公;员工可以搬到任何想去的地方，我们不会降低员工的薪水。如果员工愿意，就搬到别处去吧。’我们只是想，给大家一些他们可以依赖的东西，然后在此基础上进一步发展。
“起初，情况很糟糕，因为我们不知道自己在做什么，但现在我们已经利用一年半的时间弄清楚了。这真得很好。这是目前为止我见过的最好的工作方式。”
如果没有此次疫情，您认为你们会走到这一步吗?“不会，我表示怀疑。我们总是对企业文化和优化某些东西感兴趣，但我认为此次疫情如此突然......。显然，这次疫情对世界来说是一场巨大的悲剧，但我认为它也带来了一线希望，而这就是其中之一。(远程办公)可能会在未来十年深刻地改变世界，让世界变得更好。”
技术(尤其是软件和平台)对于这种新的工作方式成功实现有多重要?“我认为技术很重要。(Mmhmm 公司)为其分布式团队开发了多种产品，因此，很明显我们使用了所有这些产品，而这对我们来说有双重的好处，因为我们必须接受自己所开发的产品，然后开发更多的产品，让我们以自己想要的方式工作。这对我们来说是一个非常紧凑的反馈环路。
“但我认为最重要的是持有一种‘这是我们想做的事情’的态度。”我们分布在各处工作，但并不遥远。我们有意将公司设计为分散式办公，因为这给予我们很多优势，但这并不意味着呆在家里。这甚至不意味着在家工作。这并不意味着永远不会见其他人，也不意味着不会见同事。这只是设计出的一种机制，让大家完全分散式办公，不是因为必须这样做，而是因为想以这种方式更好地工作。
“对我们来说，我们意识到我们不想回到过去的工作方式。过去的工作方式并没有那么好。我们想抓住机会做出改变，让它变得更好，显然，技术是其中的一个重要组成部分。如果我们在新冠疫情来袭之前，比如五年前，尝试开始这项工作，那么这可能会困难得多，因为一些核心工具还没有真正开始使用。(此次疫情)激发了如此多的创新，包括(Mmhmm 公司)内部。我们只是在新冠疫情开始后才考虑这项工作，因为有很多新的工具可以使用。”
很多人都曾说过，改变思维方式对于实现分布式工作模式至关重要。您认为有很多的商业领袖愿意接受这种工作方式上的巨大转变吗?“最近，我和我们的一位投资人参加了一个聚会，尽管与人们面对面交谈很好，但我发现一件非常有趣的事情。大约 60% 到 70% 的高管或首席执行官仍在谈论可能要让员工在 11 月返回办公室，而且试图想确定是否应该让员工每周在办公室工作两天或三天。他们真的很纠结于这个问题，而且对他们中的大多数人来说，这是他们的主要谈论话题......
“另一方面，我们中有 30-40% 的人很久以前就决定再也不返回办公室工作了，而且我们再也没谈过此事。相反，我们会聊一些其他更有趣的事情。
“这真的让我非常高兴，我们在一年半前做出了这个决定，然后我在这一年半的时间里取得了成果，从而不必如今还在考虑：“也许要一周工作两天，也许要一周工作四天。或许我们会设立一个办公室，允许员工过去工作，但我们不会强迫他们去办公室工作。”谁在乎呢?这是一个巨大的精神负担。
“显然，有些硬件公司拥有生产车间，但他们也很容易做出决定。如果您经营一家医院，则您就得让人来上班。但如果您不是一家医院，而我们 90% 的人都不是这种情况，那么只是为了让人们来办公室工作，而要经历拥堵的上下班通勤，破坏他们的生活质量，这是一种妄想。”
当您第一次宣布这个政策时，有没有员工表示反对或担忧，或者是否所有人都完全接受?“显然，人们对各种事情都有担忧。但我认为，即使是那些对该政策没有把握的人，我认为他们也会很乐意把此事弄清楚。当我们告诉大家，我们不会返回办公室工作时，这意味着那些想要搬到离父母或孩子更近地方居住的人，可以毫无顾虑地做到这一点。我们告诉员工，要弄清楚自己想要如何安排自己的生活，我们最终会继续给予他们支持。
“另一方面，对于那些非常明确地想与他人在办公室一起工作的人，我们会说：“(我们)能理解，但我们不会那样做，”我认为，这也是一种非常受欢迎且明确的表述。......相比于也许我们会这样做，也许我们会在 12 个月后那样做，我认为，至少每个人都喜欢对将要发生的事情有一些清晰的认识。
“随着我们在这方面做得越来越好，很多我们认为会出现问题的事情实际上却变得很好。例如，最初，分散式办公确实意味着居家办公。但是(在那些已经重新开放的地区)，这不再仅仅意味着在家工作。我不经常在家工作，我可以去一个联合办公的场所或咖啡店，或者和同事一起散步。
“明天，我的一名员工要过来。(在Mmhmm 公司)...，我们的预算可以让团队聚在一起，通常是他们想见面，所以他们根本不会感到彼此孤立。
“我们也开始对我们的沟通方式更加明确。面对面的沟通真的很重要，但目前可能非常少。这种机会真的很宝贵，因为如果您和其他人在同一时间和同一个空间里见面，您不想浪费这种机会。......所以，我们尽量不在会议室里互相展示幻灯片。这样做太糟糕了。现在，当我们进行面对面的交流时，会有美食和社交活动，因为这种机会不是每天都有。
“然后是进行同步交流——这是一个实时对话，但我们不在同一个地方。这仍然非常重要，但我们这样做的唯一情况是当我们要进行面对面对话时，通过适当的反复沟通可以让所有相关人都获得信息。
“然而，我们在工作中大约 80% 的事情实际上并不需要通过同步交流进行。如果我在说话，而您没有说话，则这就不是对话，这是应该预先录制好的讲座或最新消息，然后您可以在适当的时间来倾听。我们实际上已经取消了大部分同步交流会议，因为这会为每个人带来更好的体验。
“当所有人都达成共识，并且我们交换了所有信息，如果我们想要进行反复讨论，那么我们就会进行实时视频。这是我经营的公司中管理最好的一家。我知道这只是 18 个月的时间，但我相信，再用五年时间来处理这方面工作，它会变得非常好。”
比如说，与那些已经以同样方式工作了几百年的大型老牌企业负责人相比，您是否认为，您和您的同事来自初创企业，能更容易改变思维方式?“当然，这很不错。事实上，其他人还没有意识到，这是我的机会。如果每个人都已经意识到这一点，那么初创公司就没什么可做的了。
“我喜欢大公司对这种工作方式仍抱有幻想，首先，因为我会雇佣他们所有最优秀的员工，然后向这些公司出售软件，以使这一工作方式成为可能，因为他们开始意识到(这种工作方式)是一种必然。
“这种工作方式在我们公司和我工作过的其他初创公司都运转的很好，但大公司的惯性更大，而且我认为，他们中的一些公司正在解决这个问题，但大多数公司仍为此而纠结。这对我们来说是一个机会。
“我认为，即使是大公司也已经意识到，他们至少必须为员工提供混合选择方案;我不知道有谁会说，他们会完全回到办公室工作。每个人都接受了这样一个事实，即一部分员工将一直处于远程办公状态，因此，即使是大型的传统公司也意识到，拥有混合型团队是合理的。但实际上我认为，他们对混合工作方式的看法是错误的，对我来说，这对两种工作方式而言都是最糟糕的事情。”
您学到的最大经验教训是什么?对于那些想成功开展分散式工作模式的公司，您会提供哪些建议?“我认为，是思维方式的转变。别再想回到过去的方式，想想如何向前发展。我知道这听起来有点老套，但这是真的。
“如果您秉承的基本保守立场是，‘我只需要等这一切结束，这样我就可以回到过去的方式，’那么，您必须问自己一些严肃的问题，比如，过去的方式真的那么好吗?您的办公室文化真的很好吗，您的导师计划真的开展得非常好吗?您是否达到了自己想要的工作和生活的平衡?您的工作效率是否非常高?大多数人的答案可能是否定的。
“......不要再想着回到过去的方式，想想您的企业文化应该是什么样子，以及您将如何培养这种文化。一旦您做到这一点，那么关于返回办公室的一些反射性想法就会消失。
“对于一些公司来说，由于受到地域限制，需要在办公室里安排一些员工进行工作，这是合理的，但您必须问自己，‘为什么?’对于(Mmhmm 公司)所做的工作，即软件、设计和工程，我想从世界各地聘请最优秀的人才，我想建立一个完全分布式办公的公司。当然，我们会不时地进行聚会，这会很有趣。当然，我们也会不时地进行实时视频对话，这也非常有用。但大多数时候，我们不会做这些事情。大多数时候，我们不会实时做一些事情，因为我们已经改变了我们的思维方式。”
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